Коротко о главномРазвернутьСвернуть
- Вам прилетает задача провести инвентаризацию.
- Вы открываете Excel на 50 листов, находите последнюю сверку и идете по кабинетам сверять серийники.
- К вечеру выясняется, что двух мониторов не хватает, пять ноутбуков переехали в другой филиал, а гарантия на сервер, который вчера умер, закончилась месяц назад.
Вам прилетает задача провести инвентаризацию. Вы открываете Excel на 50 листов, находите последнюю сверку и идете по кабинетам сверять серийники. К вечеру выясняется, что двух мониторов не хватает, пять ноутбуков переехали в другой филиал, а гарантия на сервер, который вчера умер, закончилась месяц назад.
Разбираемся, где именно ломается учет ИТ-активов, и как выстроить систему, при которой пропажа монитора обнаруживается не через полгода, а в момент, когда его выносят из офиса.
Учет — это всегда про прошлое
Событие случилось, вы его зафиксировали. Купили ноутбук — записали. Пользователь уволился и унес гарнитуру — узнали постфактум благодаря инвентаризации. Сервер умер — выяснили, что гарантия закончилась месяц назад. Это классический учет активов.
Учет отвечает на вопросы в прошедшем времени: что есть, где лежит, сколько осталось. Это снимок состояния на момент последней сверки. Необходимый для бухгалтерии, но практически бесполезный для вас.
Управление — это взгляд в будущее: у какого железа через полгода заканчивается жизненный цикл? Что нужно докупить до того, как это станет проблемой? На каком оборудовании пора планировать замену, чтобы оно не умерло под нагрузкой?
«Учет сам по себе не является управлением, а управление не может существовать без учета. Учет — это фундамент», — отмечает Анастасия Монокина, администратор проектов компании «ИнфраМенеджер». Проблема в том, что большинство ИТ-отделов сидят именно на фундаменте и даже не пытаются подняться выше.
- Внезапными поломками. Не потому что железо плохое, а потому что плановое обслуживание никто не отслеживал.
- Хищениями и потерями, которые обнаруживаются через полгода, когда уже никто не помнит, кто последним брал пропавший монитор.
- Закупками вслепую. Бизнес заказывает новую партию техники, а на складе пылятся нераспакованные коробки. Или наоборот — все уверены в наличии запаса, а его нет.
- Лицензионными сюрпризами. Приходит проверка и выясняется, что количество лицензий меньше числа инсталляций.
Отдельная боль — инструменты
Некоторые вендоры продают под видом ITAM-систем по сути те же таблицы, только с веб-интерфейсом.
Главная проблема этих решений в том, что данные в них устаревают быстрее, чем вы успеваете их обновлять. Парк живет своей жизнью: что-то перемещается между кабинетами, что-то уходит в ремонт, что-то обновляется, что-то умирает. В системе все красиво — карточки активов, вкладки, фильтры. Но данные статичны: вы завели карточку, и она лежит мертвым грузом до следующей инвентаризации.
Если ваш ITAM требует, чтобы вы руками поддерживали его актуальность, — это не ITAM, а еще одна задача в вашем бэклоге.
Как выглядит нормальный подход
Нормальный подход — управлять не перечнем техники, а жизненным циклом каждой единицы. От момента, когда кто-то сказал, что это нужно, и до момента, когда это уехало на утилизацию.
При нормальном подходе все изменения пишутся в историю. Напоминания о плановом обслуживании приходят сами. По любому активу в любой момент можно ответить: что это, где оно, кто за него отвечает, что с ним делали и что с ним будет дальше. Для этого не приходится поднимать архивы, листать переписки или идти спрашивать у Пети, который в курсе.
Когда данные начинают работать
Переход от учета к управлению — это не смена одной таблицы на другую, более красивую. Это смена логики: данные об активах начинают работать на вас, а не вы на них. «ITAM позволяет запустить бесперебойный конвейер имущественных операций, где каждый актив работает на компанию ровно столько, сколько нужно, и окупает каждый вложенный в него рубль», — поясняет Анастасия Монокина, администратор проектов компании «ИнфраМенеджер».
Один из сценариев, который админ обычно тащит на себе вручную — выдача техники: при заявке на новый ноутбук нужно открыть таблицу, сверить остатки, написать на склад, дождаться ответа. Когда процесс автоматизирован, система сама проверяет складские остатки и резервирует свободную единицу.
При увольнении сотрудника запускается бизнес-процесс возврата оборудования с контролем каждого шага: кто принял, что принял, в каком состоянии.
Если у какого-то актива истекает гарантия, вы получаете уведомление и успеваете загнать железо в ремонт по гарантии, а не через 3 дня после ее окончания.
Кроме того, система с заданной периодичностью сама опрашивает сеть. Частоту выставляете вы — под то, насколько динамично живет ваш парк.
Система собирает фактические данные об оборудовании и софте и сопоставляет их с учетными записями. При расхождении сама обновляет карточки. Железо и софт перестают быть черным ящиком. Фактическое состояние парка живет в системе, а не в чьей-то голове.
Вместо сбора данных по таблицам из всех отделов у вас появляется единая точка входа: запросы подразделений, текущий парк, сроки жизни активов, загрузка ресурсов. В следующий раз, когда прилетит задача провести инвентаризацию, вы откроете не Excel, а дашборд. Сверка займет всего несколько минут, потому что система уже все посчитала за вас.
